Många arbetsplatser under ett tak
I en kommun eller region skiljer sig vardagen mycket mellan verksamheterna. En undersköterska på ett äldreboende, en lärare, en kock och en handläggare har olika scheman, olika tillgång till dator och olika möjligheter att röra sig under dagen.
En satsning som utformas på ett centralt kontor riskerar att passa de som liknar kontoret. Ta med representanter från några olika förvaltningar redan i planeringen, och fråga vad som skulle göra det lätt för deras medarbetare att vara med.
Förankra uppifrån och nerifrån
Utmaningen behöver stöd både från ledningen och från de närmaste cheferna. Ledningen ger satsningen tyngd. Cheferna avgör om den tas upp på arbetsplatsträffar och om det känns tillåtet att ta en promenad på rasten.
Ta gärna upp satsningen i samverkan med de fackliga organisationerna, där arbetsmiljöfrågor ofta diskuteras. Det ger tidig återkoppling och visar att utmaningen är frivillig och en del av arbetsmiljöarbetet. Tänk igenom vem som behöver vad:
- Kommunledning eller HR-chef: syfte, budget och att det är en gemensam satsning.
- Förvaltningschefer: att den egna förvaltningen är med och vem som håller i det lokalt.
- Enhetschefer och rektorer: hur utmaningen tas upp med medarbetarna.
- Ambassadörer på arbetsplatserna: kollegor som peppar och svarar på frågor.
Nå medarbetare utan dator
Många av kommunens medarbetare har ingen egen dator i jobbet och läser sällan intranätet. Om inbjudan bara skickas per e-post når den inte dem. Planera för andra vägar:
- Sätt upp affischer med QR-kod i personalrum, omklädningsrum och andra platser där många passerar.
- Ta upp utmaningen på arbetsplatsträffar och visa på plats hur man kommer med.
- Låt deltagarna använda sin egen mobil, och kräv inte ett jobbkonto eller en jobbmejl för att logga in.
- Se till att materialet fungerar på mobilen och är skrivet på enkel svenska.
Skiftarbete och oregelbundna tider
Den som arbetar kväll, natt eller helg har inte samma rytm som kontoret. En utmaning där varje dag räknas för sig, och där det går att logga en aktivitet i efterhand, fungerar bättre än en som förutsätter att alla loggar samma dag.
Undvik också regler som gynnar en viss tid på dygnet, som att lunchpromenader på kontorstid är den enda bonusen. Välj bonusar som går att göra oavsett schema, till exempel att vara ute i dagsljus eller ta en paus från skärmen.
I vården och omsorgen kan lagen gärna vara arbetslag eller avdelningar, så att kollegor som arbetar samma pass kan peppa varandra.
Förvaltning mot förvaltning, på lika villkor
Att låta förvaltningarna tävla mot varandra skapar engagemang och samtalsämnen. Men förvaltningarna är olika stora, och den största kan ha många gånger fler medarbetare än den minsta.
Räkna därför snittpoäng per deltagare, inte summan. Då kan en liten förvaltning vinna, och varje medarbetare bidrar lika mycket oavsett var den arbetar. Mer om lagindelning finns i Aktivitetstävling i lag.
Dataskydd och upphandling i god tid
Granskningen av dataskyddet är ofta det som tar längst tid när en kommun ska börja använda en ny digital tjänst. Kontakta dataskyddsombudet tidigt, gärna innan ni har bestämt er, och be leverantören om personuppgiftsbiträdesavtal, registerförteckning och lista över underbiträden. Läs mer i Friskvårdsapp och GDPR.
Ta också reda på hur köpet ska gå till. Ett fast pris per deltagare gör det lättare att bedöma om köpet ryms inom en direktupphandling, och om ni behöver referens och beställningsnummer på fakturan. Fråga upphandlingsenheten om ni är osäkra.
Kommunicera i flera kanaler
Ett nyhetsinlägg på intranätet räcker inte. Planera för flera kanaler och upprepa budskapet: ett inlägg innan start, affischer, information på arbetsplatsträffar, ett meddelande när utmaningen startar och korta uppdateringar om hur det går för förvaltningarna.
Berätta också tydligt vad som händer med uppgifterna: vem som ser vad, var de lagras och när de raderas. Det är ofta den frågan som avgör om en tveksam medarbetare vill vara med.
Ett exempel: höstutmaning för hela kommunen
Så här kan en gemensam utmaning för en hel kommun se ut. Anpassa tider, längd och nivå efter er organisation.
- Augusti: HR och förvaltningscheferna bestämmer syfte och period, och dataskyddsombudet får dokumentationen.
- Början av september: varje förvaltning utser en kontaktperson och några ambassadörer.
- Två veckor före start: affischer med QR-kod på arbetsplatserna, ett inlägg på intranätet och information på arbetsplatsträffar.
- Oktober och november, fyra till sex veckor: förvaltningarna tävlar som lag med snittpoäng, en låg nivå och bonusar för dagsljus och pauser.
- Varje vecka: ett kort meddelande till alla om hur det går för förvaltningarna.
- Efteråt: en sammanfattning per förvaltning till ledningen och en kort enkät till deltagarna.
Hälsoutmaning i kommunen med Vardagslyftet
Vardagslyftet är gjort för kommuner och regioner. Varje förvaltning, kommunalt bolag eller vårdenhet kan få en egen arbetsplats med egna administratörer och egna utmaningar, och alla 290 kommuner och 21 regioner finns redan i registret. Centrala HR kan följa deltagandet över förvaltningarna på aggregerad nivå, utan att se enskilda personer.
Ni kan också köra en gemensam utmaning för hela organisationen, med förvaltningarna som lag och snittpoäng. Medarbetare utan dator är med via appen i sin egen mobil, och med inloggning med smeknamn behöver ingen ett jobbkonto. Inloggning med Microsoft Entra ID kan delas av alla förvaltningar. Det går att logga i efterhand, och ni bestämmer hur många dagar bakåt.
All data lagras inom EU, och personuppgiftsbiträdesavtal och dokumentation för dataskyddsombudet ingår. Priset är fast och offentligt, 79 kr per deltagare och år exkl. moms, och ni kan få e-faktura via Peppol. Läs mer om Vardagslyftet för kommuner och regioner och om säkerhet och dataskydd.
Vanliga frågor
Kan varje förvaltning ha sin egen hälsoutmaning?
Det beror på verktyget. I Vardagslyftet får varje förvaltning eller kommunalt bolag en egen arbetsplats med egna administratörer och utmaningar, och centrala HR kan följa deltagandet på aggregerad nivå.
Hur når vi medarbetare som inte har en jobbdator?
Med QR-koder i personalrum, information på arbetsplatsträffar och en app i den egna mobilen. Välj en inloggning som inte kräver ett jobbkonto eller en jobbmejl.
Hur gör vi tävlingen rättvis mellan stora och små förvaltningar?
Räkna lagets poäng som snittet per deltagare i stället för summan. Då avgör inte storleken resultatet.
När ska dataskyddsombudet kopplas in?
Så tidigt som möjligt, helst innan ni har valt verktyg. Be leverantören om personuppgiftsbiträdesavtal, registerförteckning, dataflöde och lista över underbiträden, så går granskningen fortare.