# Planera en aktivitetsutmaning: tidsplan steg för steg Publicerad 2026-10-07. 5 min läsning. En aktivitetsutmaning är inte svår att genomföra, men den blir bättre med lite framförhållning. Här är en tidsplan som börjar åtta veckor före start, med det som behöver vara klart i varje skede. Har ni bråttom går det att korta, men ordningen är densamma. ## Åtta veckor före: syfte och förankring Börja med varför. En mening om vad utmaningen ska leda till gör det lättare att välja upplägg, verktyg och vad ni ska följa upp efteråt. - Skriv ned syftet, till exempel att fler ska röra sig regelbundet eller att nya team ska lära känna varandra. - Bestäm vem som äger satsningen och vem som håller i den i praktiken. - Förankra hos ledningen och, om det finns, i samverkan med de fackliga organisationerna. - Sätt en budget för verktyg, eventuella priser och material. - Välj period. Undvik semestrar och de mest pressade veckorna i verksamheten. ## Vem gör vad? En utmaning behöver inte många personer, men rollerna behöver vara tydliga. - Ägare: oftast HR eller den som ansvarar för friskvården. Fattar besluten och har budgeten. - Administratör: sätter upp utmaningen, skickar meddelanden och svarar på frågor. Gärna två personer, så att någon kan ta över vid frånvaro. - Chefer: tar upp utmaningen på arbetsplatsträffar och visar att det är tillåtet att röra på sig under arbetsdagen. - Ambassadörer: peppar på sin arbetsplats och fångar upp frågor. ## Sex veckor före: verktyg och dataskydd Välj hur utmaningen ska genomföras: en app, ett kalkylark eller listor på papper. Med fler än ett par lag blir ett verktyg oftast enklast för både deltagare och arrangör. Använd gärna [checklistan för att välja verktyg](https://www.vardagslyftet.tech/guider/valja-verktyg-for-aktivitetsutmaning). Om verktyget behandlar personuppgifter behöver ni ett personuppgiftsbiträdesavtal, och dataskyddsombudet bör få titta på det. Börja nu, så att granskningen inte blir det som skjuter upp starten. Se [Friskvårdsapp och GDPR](https://www.vardagslyftet.tech/guider/friskvardsapp-och-gdpr). ## Fyra veckor före: bestäm upplägget Nu bestämmer ni hur utmaningen ska se ut. Prova sedan upplägget själva med några kollegor. Det är det snabbaste sättet att hitta regler som är svåra att förstå. - Datum för start och slut. Fyra till sex veckor är en bra längd för de flesta. - Tävlingsform: individuellt, i lag eller både och. - Lagindelning och hur lagens poäng räknas. Se [Aktivitetstävling i lag](https://www.vardagslyftet.tech/guider/aktivitetstavling-i-lag). - Nivå: hur mycket rörelse som krävs för en full dag. - Vilka aktiviteter och bonusar som ger poäng. - Eventuella priser, och hur de fördelas. - Vem som svarar på frågor under utmaningen. ## Två veckor före: kommunikation och ambassadörer Ta fram en kort kommunikationsplan. Den behöver inte vara avancerad, men den ska nå alla grupper, även de som inte läser intranätet. - Ett inlägg på intranätet med syfte, datum och hur man går med. - Affischer med QR-kod i personalrum och andra gemensamma utrymmen. - Information till chefer, med några rader de kan säga på arbetsplatsträffen. - Ambassadörer på olika arbetsplatser som kan peppa och svara på frågor. - Ett enkelt svar på frågan om vad som händer med uppgifterna. ## Veckan före: inbjudan Öppna anmälan några dagar före start, så att deltagarna hinner ladda ned appen och gå med i lugn och ro. Skicka inbjudan i flera kanaler och påminn dagen innan start. Håll koll på hur många som har gått med per enhet. Där det går trögt kan en chef eller ambassadör behöva ta upp det igen. ## Under utmaningen: håll uppe engagemanget Svara snabbt på frågor och var beredd att förtydliga regler. Ändra helst inte reglerna under pågående utmaning, eftersom det känns orättvist för dem som redan har planerat efter dem. Planera några inslag i förväg: - Första dagen: välkomna alla och påminn om hur man loggar. - Varje vecka: ett kort meddelande om hur det går, gärna med något att fira. - Mitten: en extra knuff, som en temavecka, en gemensam promenad eller en bonus som få har upptäckt. - Sista veckan: bygg upp till finalen och berätta när resultatet kommer. ## Avslutning och uppföljning Avsluta med en tydlig final: tacka alla, visa resultatet och lyft fram mer än vinnarna, till exempel hur många som var aktiva varje vecka. Följ sedan upp mot syftet ni skrev ned åtta veckor tidigare. Fråga deltagarna vad som fungerade och vad de vill göra nästa gång, och presentera resultatet för ledningen. Läs mer i [Följ upp en friskvårdssatsning](https://www.vardagslyftet.tech/guider/folj-upp-friskvardssatsning). ## Om ni har bråttom: en plan på två veckor Det går att starta snabbare om beslutet redan är fattat och verktyget är valt. Gör då samma saker, men i tätare följd: - Dag 1 till 3: syfte, ansvarig, period och upplägg. Kontakta dataskyddsombudet samma dag. - Dag 4 till 7: sätt upp utmaningen, prova den med några kollegor och ta fram inbjudan och affischer. - Dag 8 till 10: informera chefer och ambassadörer och öppna anmälan. - Dag 11 till 14: påminn i flera kanaler och starta. ## Planera med Vardagslyftet Med Vardagslyftet kan ni prova upplägget innan ni bestämmer er. Nya arbetsplatser får 30 dagar gratis med en utmaning och upp till 10 deltagare, utan kort och utan avtal. När ni beställer fortsätter ni med allt ni har satt upp. Att sätta upp utmaningen tar ungefär en kvart. Ni väljer datum, tävlingsform, nivå, aktiviteter och bonusar, och förhandsvisningen visar hur poängen blir för en typisk vecka. Ni bjuder in med QR-koder och länkar för hela arbetsplatsen, en utmaning eller ett lag, med personliga inbjudningar per e-post eller referens (till exempel anställningsnummer), eller med inloggning via Microsoft Entra ID. Under utmaningen skickar ni meddelanden till alla från administrationen, och deltagarna får en sammanfattning varje måndag och en när utmaningen är slut. Personuppgiftsbiträdesavtal och dokumentation för dataskyddsombudet ingår. [Boka en demo](https://www.vardagslyftet.tech/boka-demo) om ni vill gå igenom upplägget tillsammans. ## Vanliga frågor ### Hur lång tid tar det att planera en aktivitetsutmaning? Räkna med några veckor från beslut till start, mest för förankring, dataskydd och kommunikation. Själva upplägget går fort när syftet är klart. ### När på året passar en aktivitetsutmaning bäst? När den inte krockar med semestrar eller de mest pressade perioderna. Våren och hösten passar många, till exempel en utmaning när ljuset kommer tillbaka och en när det blir mörkt. ### Hur tidigt ska anmälan öppna? Några dagar före start, så att deltagarna hinner gå med i lugn och ro. Påminn dagen innan start. ### Ska vi ändra reglerna om något inte fungerar? Förtydliga gärna, men undvik att ändra reglerna under pågående utmaning. Spara ändringarna till nästa gång. ## Läs också - [Friskvårdsutmaning på jobbet: idéer och upplägg](https://www.vardagslyftet.tech/guider/friskvardsutmaning): Idéer och upplägg för en friskvårdsutmaning på jobbet: syfte, längd, nivå, bonusar för vardagsvanor och sex teman som får fler kollegor att vara med. - [Välja verktyg för en aktivitetsutmaning: checklista](https://www.vardagslyftet.tech/guider/valja-verktyg-for-aktivitetsutmaning): Checklista för att välja app eller verktyg för en aktivitetsutmaning på jobbet: deltagarnas upplevelse, vad som räknas, lag, dataskydd och pris. - [Följ upp en friskvårdssatsning: vad ni kan mäta](https://www.vardagslyftet.tech/guider/folj-upp-friskvardssatsning): Så följer ni upp en friskvårdssatsning eller aktivitetsutmaning: deltagande, aktivitet över tid, vilka ni når, enkäter och hur ni presenterar resultatet. ## Kom igång - Testa gratis: https://www.vardagslyftet.tech/admin/signup (Gratis i 30 dagar för upp till 10 deltagare. Inget kort, inget avtal. Beställ när ni vill och behåll allt ni satt upp.) - Boka en demo: https://www.vardagslyftet.tech/boka-demo - Fungerar i webbläsaren på mobil och dator: https://www.vardagslyftet.tech/start - Kontakt: https://www.vardagslyftet.tech/kontakt, hej@vardagslyftet.tech --- Källa: https://www.vardagslyftet.tech/guider/planera-en-aktivitetsutmaning